Emitir nota fiscal de serviço costuma significar entrar no portal, lembrar a senha, preencher campo por campo e torcer para o sistema não cair. Com o Zappy Notas, a emissão acontece numa conversa de WhatsApp: você manda um áudio ou uma mensagem dizendo para quem é a nota, o valor e o serviço, confere o resumo e a NFS-e sai pronta.
Neste guia você vê o que é preciso para começar, como funciona cada etapa e o que o seu cliente recebe no final.
O que você precisa antes de começar
- Um CNPJ que presta serviço: empresa, MEI ou profissional com CNPJ que emite NFS-e.
- O certificado digital da empresa: ele é configurado uma única vez, no cadastro. Depois disso você não precisa mais plugar certificado no navegador.
- Uma conta no Zappy Notas, com o seu número de WhatsApp vinculado.
A emissão é feita pelo Padrão Nacional da NFS-e, o modelo do governo federal que unifica os municípios. Por isso o atendimento vale para o Brasil todo: no cadastro, a sua cidade é verificada automaticamente.
Passo 1: mande um áudio ou uma mensagem
Abra a conversa com o Zappy e diga, do seu jeito, os dados da nota. Por exemplo:
"Emite uma nota de 1.500 reais para a Padaria Bom Dia, CNPJ tal, referente à consultoria de marketing de outubro."
Não existe formulário nem ordem certa para falar. A inteligência artificial transcreve o áudio e extrai o tomador, o valor e a descrição do serviço.
Passo 2: confira o resumo antes de emitir
Antes de emitir qualquer nota, você recebe um resumo com todos os dados que foram entendidos. Nada é emitido sem a sua confirmação: a nota só sai depois do seu "SIM".
Se algo estiver errado, como um valor ou o nome do cliente, é só corrigir ali mesmo na conversa. Isso resolve a dúvida mais comum de quem começa: "e se eu falar errado no áudio?".
Passo 3: a nota é emitida e enviada ao cliente
Confirmado o resumo, a NFS-e é emitida oficialmente no Portal Nacional, com chave de acesso, XML e PDF, exatamente como se você tivesse emitido à mão. O PDF e o XML são enviados por e-mail ao seu cliente automaticamente.
A nota tem a mesma validade fiscal de uma emitida direto no portal. A diferença é o tempo: segundos, em vez de vários minutos de formulário.
Notas que se repetem todo mês
Se você fatura o mesmo valor para o mesmo cliente todo mês, use a função Agendar Notas. Você programa a emissão uma vez e a nota sai sozinha na data marcada, com PDF e XML enviados ao cliente normalmente.
E o seu contador?
Todas as notas ficam no painel. Você pode baixar os XMLs de uma vez, prontos para a escrituração, e escritórios de contabilidade podem gerenciar os CNPJs dos clientes direto na plataforma, cada um com o próprio certificado digital.
Resumo
- Configure o certificado digital uma vez, no cadastro.
- Mande um áudio ou texto no WhatsApp com os dados da nota.
- Confira o resumo e responda "SIM".
- Pronto: a NFS-e é emitida e o cliente recebe PDF e XML.
